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¿Realmente Importa el ERP? Pocas empresas PYMES tienen claro cuál es el verdadero problema de implantar un sistema administrativo.

Muchas empresas con las que nos relacionamos están muy ocupadas en ver, de toda la gama de software de gestión del mercado, cual es el mejor para ellas. Como si se tratara de comprar un coche o una casa. Esto hace que soliciten demos en las cuales se les muestran las maravillas de imagen, gráfica y los millones de procesos que se pueden hacer, pero que en un porcentaje muy alto no se necesitan.

En muchos casos es como si fuese a comprar un coche con 5 motores, 6 juegos de ruedas, 5 volantes diferentes, todo esto para que pueda adaptarse a cualquier necesidad. Sería un monstruo de coche.

Muchas empresas vienen de alguna experiencia traumática y no quieren volver a verse en problemas y gastos de dinero a la hora de elegir su sistema, entonces piensan que un software más caro y de marca súper reconocida es la solución del problema.

Otras tantas buscan el sistema de sus sueños, y muchas nunca lo encuentran.

El problema es que muy pocas tienen en cuenta el verdadero problema de la cuestión: Conocer los procesos de la empresa.

Con esto no quiero decir que los empresarios no conozcan sus empresas, pero pocos tienen definidos sus procesos (en forma sistemática y por escrito), las empresas que lo tienen, no lo tienen actualizado, con lo cual desconocen sus verdaderas necesidades.

El ABC de implantar cualquier sistema comienza con un documento exhaustivo de requerimientos de proyecto. Este documento no es único, ya que pueden ser varios en realidad, usualmente debe incluir un documento de casos de negocio, un documento de requerimientos. Se deben adjuntar gráficos que permitan visualizar los procesos y poder hacer un seguimiento de los mismos.

Muchas empresas que realizan esta tarea no implantan software de una u otra marca, sino que son especialistas en esto.

Luego, con los procesos en la mano podremos ver lo que se denomina Gap, o “salto”, que son las diferencias entre los proceso de la empresa y lo que me ofrece tal o cual software.

Esta etapa es un proyecto en sí misma y tiene un coste, pero, este coste tarde o temprano se tendrá. Si no llevamos a cabo esta etapa, el coste lo veremos en el fracaso, en mayor o menos medida, de la implantación, y en el mejor de los casos, en que se irá realizando sobre la marcha y a costa de muchos parches al proyecto.

Es como si quisiéramos construir un puente sin tener claro cuál debe ser su estructura y desde donde a donde debe ir. En un puente es muy obvio, en el software no tanto.

Entonces debemos definir la situación actual de nuestros sistemas y a donde queremos llegar. Muchas veces al elaborar los procesos se observan distorsiones que nos generan pérdidas, en muchos casos importantes, en nuestro negocio. Por eso el documento que define los procesos que queremos para nuestra empresa es crucial.

Recién con esta información en nuestras manos podemos definir cuál es el software que mejor se adapta a nuestras necesidades.

Pero aquí viene el punto esencial. Para poder implantar un software a la medida de nuestros requerimientos, en tiempo y forma, y así conseguir que nuestro proyecto sea un éxito, necesitamos por sobre todo tener un proyecto, donde podamos ver claramente los hitos de implantación de cada uno de los procesos definidos en las etapas previas.

Finalmente y no menos importante es que, quien se haga cargo del proyecto sea de confianza y tenga la experiencia necesaria.

Por último queda entonces cuál es el software necesario, ya que, independientemente de la “Marca”, la implantación será un éxito si seguimos los pasos previos.

De esta forma ahorraremos mucho dinero, que de otra manera iremos gastando a lo largo del tiempo para poner parches a una implantación mal hecha.

1 comentario
  1. ERP
    ERP Dice:

    Y si a todo este le añadimos el miedo habitual al cambio… Es complicado cambiarse a este tipo de sistemas, no por el aprendizaje o adaptación a ellos, sino por cambiar las rutinas de trabajo. Pero una vez hecho el cambio, los resultados se notan desde el primer mes.

    Responder

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